Vodič kroz mogućnosti Total® ERP-a

■ Dijelovi označeni ovim znakom odnose se na korisnike KonTotala
■ Dijelovi označeni ovim znakom odnose se na korisnike EkoTotala

Matični podaci

Artikli

Vodite evidenciju o svojim artiklima i njihovim cijenama u redovnim, partnerskim ili akcijskim cjenicima. Definirajte kada i koju količinu  treba naručiti, vodite računa o serijskim brojevima nabavljenih i prodanih artikala, definirajte ambalažu, težinu i pakiranje artikla te sve ostale parametre. Priključite slike ili dokumentaciju artikla. Ispišite naljepnice sa cijenama, deklaracijama ili barkodom.  Grupirajte i/ili markirajte svoje artikle za trenutne izvještaje u nabavi, prodaji, utrošku ili razlici u cijeni. Preko Excel tablice dobivene od dobavljača promijenite cijene u cjeniku ili uvezite nove artikle.

Partneri

Zabilježite i pregledajte svoje partnere, njihove kontakte i bankovne račune. Definirajte uvjete prodaje, cjenike, rabate, odgovorne zaposlenike. Kreirajte pripremu za automatsko fakturiranje preko koje će se partneru automatski fakturirati redovni mjesečni računi ili pak periodički generirati ponude, izdatnice ili otpremnice. ■ Redovnim stavkama za naplatu priključite one proizašle iz usluga obavljenih u prethodnom razdoblju prema dnevniku aktivnosti kojeg vode Vaši zaposlenici.

Pregledajte imenike partnera ili ispišite naljepnice sa adresama za slanje pošiljki.

Skladišno poslovanje

Zaprimite primkom nove artikle na skladište ručno ili učitavanjem iz Excel tablice, prebacite ih iz skladišta u skladište putem međuskladišnice,  skinite sa skladišta izdatnicom u svrhu proizvodnje, promidžbe, jamstvenog roka, otpisa… Napravite inventuru svoga skladišta te utvrdite viškove, manjkove, obavite zamjene. Pregledajte detaljnu karticu  artikla, ukupan promet artikala u željenom razdoblju, po partneru, po skladištu, grupi ili na koji god način Vas zanima. Provjerite negativna stanja artikala i pregledajte ukupne vrijednosti skladišta.

Odjavite komisijski prodane artikle i pregledajte komisijske cijene i marže.

Vodite evidenciju o artiklima zaprimljenim na reklamaciju i o statusu reklamiranog artikla prema kupcu I prema dobavljaču. Zabilježite artikle primljene na servis i pratite tijek servisiranja.

Pregledajte statistike i analize prodaje ili nabave artikala, grupa artikla te partnera pojedinačno ili razvrstano po mjesecima ili godinama. Provjerite protočnost zaliha.

Robno-materijalno poslovanje

Kalkulacije napravite preslikavanjem primke brzo i točno,  artiklima sa skladište dodijelite fakturnu cijenu povezivanjem sa ulaznim računima, dodajte troškove koji će se sami raspodijeliti po artiklima, provjerite marže i po želji kreirajte nove cijene artikala. Kliknite za popunjavanje tablice obračuna robe i materijala na temelju koje se formiraju nabavne cijene artikala. Pregledajte detaljne robno-materijalne kartice artikala ili proučite ukupne nabavne vrijednosti. Pogledajte informativni izvještaj o okvirnoj razlici u cijenu u maloprodaji, veleprodaji i određenom razdoblju, partneru ili artiklu.

Proizvodnja

Definirajte normative (sastavnice) za svoje proizvode i poluproizvode. Kreirajte radne naloge za izradu novih proizvoda te ih popunite na temelju već izdanih dokumenata ili iz datoteke. Automatski generirajte izdatnice koje šalju artikle u proizvodnju,ili otpremnice koje izdaju artikle ugovorenim partnerima. Za veće projekte sastavite troškovnik radi praćenja ukupnih troškova izrade. Napišite zahtjevnicu kao interni dokument za traženje prebacivanja resursa iz nekog drugog odjela firme.

Nabava

Naručivanje

Pošaljite upit dobavljaču radi provjere raspoloživosti traženih artikala. Nakon potvrde raspoloživosti  pošaljite narudžbu dobavljaču radi naručivanja potrebnih artikala. Ako je dobavljač potvrdio Vašu narudžbu sa zadanim datumima isporuke za detaljnije praćenje unesite potvrdu narudžbe. Kreirajte narudžbe automatski za sve artikle čije stanje na skladištu je ispod zadanog minimuma. Rezervirajte broj isporuke preko kojeg ćete pratiti cijeli ciklus isporuke nekog artikla: od ponude kupcu i zaključnice preko narudžbe prema dobavljaču i potvrde narudžbe, zatim primke ili proizvodnog radnog naloga pa sve do izlaznog računa ili otpremnice  kojima završava isporuka.

Ulazni računi

Unesite urudžbu kao pripremu dobivenog računa za knjiženje Vašem knjigovođi. ■ Urudžbi priključite skeniranu ili mobitelom poslikanu sliku računa, iz koje će se urudžba popuniti automatski ako račun sadrži barkod sa podacima za plaćanje. Uključite opciju da se za svaku urudžbu automatski kreira nalog za plaćanje, kojeg ćete kasnije automatski platiti preko izvezene datoteke ili slikanjem barkoda. Pristupajte digitalnoj arhivi Vaših ulaznih računa trenutno i po kriterijima koje želite. Vaš knjigovođa neka knjiži ulazni račun na predviđena konta u svim valutama koje postoje. Analizirajte sastav troškova u zadanom razdoblju ili po zadanom partneru. Napravite knjigovodstveni zapis ovlaštenog primatelja kojeg ćete predati carini.

Maloprodaja i fiskalna blagajna

Izdajte kupcu fiskalizirani račun (R1 ili obični) koji će platiti gotovinom, karticom, čekom ili kombinacijama svega navedenog.  Pošaljite dio stavki računa na ispis u drugi odjel, na primjer u kuhinju za pripremu hrane ili u skladište za izdavanje robe. Ispišite otpremnicu na temelju računa. Kupcu u maloprodaji napravite ponudu koju u slučaju prihvaćanja pretvorite u račun.  Provjerite stanje blagajne radi kontrole gotovine, te na kraju dana kliknite da se kreira maloprodajni zaključak.

Vodite zapisnik o promjeni cijena ili pregledajte automatsku knjigu popisa o nabavi i prodaji robe.

Veleprodaja

Napravite kupcu ponudu ili potvrdu narudžbe. Za detaljno praćenje rokova isporuke po pojedinim artiklima izdajte kupcu zaključnicu. Po potrebi rezervirajte broj isporuke radi praćenja cjelovitog ciklusa isporuke (vidi Nabava – naručivanje). Kada je roba spremna za isporuku kreirajte otpremnicu ili je preslikajte po ponudi ili nekom drugom dokumentu. Izdajte kupcu račun kojeg ste preslikali po otpremnici, ponudi ili nekom drugom dokumentu ili možda kreirali putem nekog izračunskog predloška  (za obradu reversa, sabiranje izdanih otpremnica, storno predujma, mjesečni pripis kamata…). Po potrebi pridružite računu izvozni zaključak i cijenu iznesite u bilokojoj valuti. Na temelju ugovora sa kupcima, na primjer po principu mjesečne pretplate, pustite da se računi, ponude ili otpremnice generiraju automatski. Pošaljite e-Račun, ili 100 e-Računa odjednom. ■ Automatski generirajte račune za sabrane usluge obavljene u prethodnom mjesecu, prema dnevniku aktivnosti kojeg vode Vaši zaposlenici.

Za tranzitne poslove kreirajte broj tranzita preko kojeg ćete pratiti vezane izlazne i ulazne račune.

Zaposlenici i plaće

Zaposlenici

Unesite podatke o svojim zaposlenicima, o njihovim zanimanjima i radnim mjestima, osobnim podacima i ugovorima o radu. Pripremite podatke potrebne za obračun plaća, podatke o dodacima na plaću te obustave od banaka. Priključite slike i dokumentaciju, ubacite . Popunite tablicu evidencije radnog vremena ■ ili pustite u KonTotalu da se sama generira na temelju tablice dnevnih dolazaka i odlazaka te tablice evidentiranih bolovanja i odobrenih godišnjih odmora. © Pogledajte u KonTotalu gdje se trenutno nalazi koji zaposlenik, odobrite zahtjeve za godišnjim odmorima I pregledajte graf prisutnosti po danima.

Pripremite nalog za obračun plaća koji će biti poslan Vašem knjigovođi ili popunite nalog za prijavu zaposlenika na HZMO.

Plaće i dohodci

Ako ste knjigovođa i/ili vješti u računovodstvu kliknite da se kreira obračun plaća na temelju podataka iz zaposlenika ■ ili na temelju pripremljenog naloga za obračun plaće. Popunite automatski sate i vrste rada pojedinih zaposlenika na temelju tablice evidencije radnog vremena. Priključite potrebnu dokumentaciju kao doznake za bolovanje. Pošaljite platne liste i pustite da se na temelju obračuna popune potrebni nalozi za plaćanje. Na kraju godine kliknite da se popuni godišnji obračun poreza i prireza na dohodak kojeg ćete priključiti plaći te pošaljite PK kartice (obrasce IP).

Popunite obračune drugih dohodaka, jednokratno ili na temelju unaprijed pripremljenih ugovora. Vodite evidenciju o vlasnicima i isplatama dobiti te ispišite potrebne potvrde.

Na temelju postojećih dokumenata (putni nalozi idr.) vodite evidenciju o neoporezivim primicima koje ćete kasnije popuniti u obrazac JOPPD jednim klikom.

Osnovna sredstva

Unesite popis postojeće imovine uz popratnu dokumentaciju radi obračuna amortizacije i svakom trenutku saznajte trenutnu vrijednost pojedinog dugotrajnog sredstva. Radi pregleda, možete kreirati privremenu amortizaciju po mjesecima. Uvedite u evidenciju popis sitnog inventara.

Plaćanja

Bankovni izvodi

■ Učitajte datoteku dobivenu od banke u SEPA formatu kao pripremu za knjiženje Vašem knjigovođi. Nakon učitavanja dobit ćete prgled transakcija bankovnog izvoda u preglednijem PDF formatu. Ako ste knjigovođa i/ili vješti u računovodstvu kliknite da se popuni bankovni izvod na temelju SEPA datoteke dobivene od banke. Iznosi će se popuniti automatski, a Total će  automatski predložiti  partnera, konto i broj računa. Bankovni izvod potrebno je pregledati i redak po redak potvrditi točnost, a preciznost predlaganja partnera, konta i broja računa povećavati će se s vremenom odnosno s brojem učitanih izvoda. Za račune plaćene u potpunosti automatski će se zatvoriti stavke u saldakontima te stavke u tablici PDV naplaćenih naknada.

Blagajnički izvještaji i vrijednosni papiri

Vodite evidenciju svih uplata i isplata gotovine iz glavne blagajne firme, organiziranih po valuti i po datumu isplate. Evidentirajte sve primljene i dane vrijednosne papire.

Putni troškovi

Za odlazak na službeni put kreirajte detaljne putne naloge sa svim zakonski propisanim informacijama. Vodite detaljni pregled ulazaka i izlazaka u strane zemlje na temelju kojeg će se izračunati dnevnice. Evidentirajte sve troškove prema vrstama po kojima će se kasnije evidentirati neoporezivi primici. Priložite potrebnu dokumentaciju kako ju kasnije ne biste morali tražiti po papirima.

Evidentirajte loko vožnju odnosno podatke o kraćim putovanjima i prijeđenoj kilometraži automobila u okolici Vašeg grada na temelju koje se također računaju neoporezivi primici.

Nalozi za plaćanje

■ Pregledajte naloge za plaćanje koji su se kreirali automatski na temelju Vaših dobivenih i urudžbiranih računa ili ih popunite na temelju postojećih dokumenata (obračuni plaća, obračuni drugih dohodaka, obračuni zakonskih obaveza, ulazni i izlazni računi). Odaberite naloge koji su spremni za plaćanje poredani po datumu dospijeća te kreirajte datoteku koju ćete poslati u internet bankarstvo, fizički ispišite platne naloge ili ih prikažite na ekranu radi plaćanja putem mobilnog bankarstva i barkoda. Pregledajte već plaćene naloge ili kreirajte predložak za česte uplate.

Saldakonti

Dokumenti

Napravite kompenzaciju kojom ćete prebiti  dugovanja i potraživanja sa partnerskom firmom. Pregledajte moguće kompenzacije sa firmama gdje postoji obostrana razmjena. Obračunajte kamate za neplaćene račune nekom partneru ili se odlučite na model mjesečnog obračuna kamata gdje će se automatski generirati obračuni kamata za sve neplaćene iznose u prethodnom mjesecu, odnosno za razlike u odnosu na mjesec ranije. Kreirajte opomenu za neplaćene račune prema nekom kupcu ili generirajte opomene automatski za sva potraživanja iznad nekog iznosa ili broja otvorenih računa. Višestruke kreirane dokumente pošaljite na e-mail svim partnerima odjednom.

Izvodi i zatvaranja

Ako ste knjigovođa i/ili vješti u računovodstvu pregledajte sve otvorene stavke u saldakontima prema tipu, kontu ili partneru koje su se automatski kreirale na temelju unesenih dokumenata. Pustite da Total automatski pronađe veze za stavke koje se mogu svesti na saldo 0, a za stavke koje nisu na nuli pustite da Total priredi stavke diobe ili zatvori male razlike. Za uvid u stanja saldakonta na neki određeni dan i/ili za nekog određenog partnera pogledajte i ispišite izvod otvorenih stavaka. Nakon zatvaranja svih mogućih otvorenih stavaka pustite da Total popuni tromjesečni izvještaj OPZ-stat.

Pregledi

Pregledajte detaljnu karticu nekog partnera ili pregledajte ukupni promet u nekom razdoblju za kupce ili dobavljače. Razvrstajte dugovanja ili potraživanja partnera po ukupnom saldu, broju otvorenih računa ili postotku plaćenosti. Razvrstajte dugovanja ili potraživanja prema dospjelosti odnosno po kategorijama koje se odnose na broj dana kada se očekuje dospijeće računa. Pregledajte račune za koje kasni plaćanje.

Porezi i zakonska izvješća

Kliknite za popunjavanje obrasca PDV na temelju unesenih dokumenata te ispišite knjigu IRA, URA i sve potrebne obrasce. Pošaljite XML datoteku u e-poreznu. Pregledajte i dopunite PDV po naplaćenim naknadama za firme koje obračunavaju PDV po naplati.

Popunite obrazac JOPPD na temelju unesenih dokumenata (obračuni plaća, obračuni neoporezivih primitaka itd.) i pošaljite u e-poreznu. Kreiranjem obrasca vezani dokumenti se zaključavaju kako se ne bi dogodile slučajne promjene.

Ukoliko imate porez na potrošnju popunite obrazac PI-MI-PO na temelju izdanih računa.

Kliknite da se popune iznosi zakonskih obveza za zadano razdoblje iz kojih će se kreirati platni nalozi.

Na kraju godine na temelju već popunjene glavne knjige kliknite da se kreiraju obrasci PD, PD-IPO i obrasci vezani uz godišnji financijski izvještaj te obrasci vezani uz zakonske obveze.

■ Ako ste korisnik EkoTotala sve promjene u bilo kojem izvještaju automatski se spremaju i na drugom ekranu prikazuje se pregledniji PDF oblik radi automatskog arhiviranja i bolje preglednosti.

Financije

Pregledajte definirani (RRifov) i održavani kontni plan te ga dopunite ukoliko imate specifične potrebe. Kliknite za  knjiženje dokumenata u nekom mjesecu čime  se automatski kreirati glavna knjiga, a dokumenti će se zaključati kako ne bi bilo slučajnih promjena. Pregledajte glavnu knjigu u obliku raznih prikaza bruto bilance, dnevnika konta ili pojedinačnih kartica konta. Usporedite stanja glavne knjige sa stanjima saldakonta. Unesite temeljnicu ukoliko postoji knjiženje koje se neće provesti kroz redovne dokumente.

Popunite zakonske izvještaje (vidi: porezi i zakonska izvješća)  te na kraju godine kliknite da se kreira zaključak godine. Time u bruto bilanci zatvarate troškove i rashode i dobivate rezultat poslovanja. Popunite neki od mjesečnih financijskih izvještaja radi pregleda stanja ili slanja banci ili kreirajte izvještaj po mjeri za potrebe Vaše uprave.

Planiranje

Definirajte troškove koji su Vam zanimljivi za praćenje te kreirajte plan troškova za iduću godinu. Pratite kretanje troškova po predviđenom planu i razlike između planiranih i ostvarenih troškova. Kreirajte plan prodaje za iduću godinu, pratite razlike između planiranih i ostvarenih iznosa  u količinama ili u vrijednostima. Pogledajte detaljne razlike po mjesecima i usporedite ovu godinu sa prošlom.

Ugostiteljstvo

U restoranu ili kafiću definirajte oznake stolova. Pratite i dopunjavajte narudžbe za svaki stol. Pošaljite u kuhinju ispis naručenih jela ili na koktel-šank ispis naručenih pića. Po završetku kreirajte račun sa svim posluženim artiklima.

U hotelu ili marini definirajte brojeve soba ili vezova. Označite unaprijed zatražene rezervacije i pratite popunjenost. Unesite podatke o pristiglim gostima, pogledajte knjigu gostiju i popunite prijavu. Pregledajte statistiku gostiju po državama. Priključite sobama potrošnju u hotelskom baru ili dućanu za kasniju naplatu. Po odlasku gosta izdajte ukupni račun za svu potrošnju.

Dodaci i pomagala

Dodaci

Unesite tekst napisa ili dopisa za pisanje odluka, obavijesti ili poslovnu korespodenciju prema partnerima, banci, poreznoj upravi, zaposlenicima itd. Uvedite u evidenciju Vaše ugovore sa partnerima i pratite situacije u izvedbi dugotrajnih projekata. Administrirajte u tablicama grupa ili markere Vaših partnera, artikala i kontakata, unesite potrebna mjesta troška, često korištene cestovne relacije, mjesta izvan Hrvatske (mjesta u Hrvatskoj već su popunjena), pregledajte već popunjenu tečajnu listu i sve ostale pomoćne i organizacijske tablice. Uvezite dokumente kreirane izvan programa ili pogledajte stanja koja su donesena na samom početku korištenja programa. Provjerite opcije specifične za Vaše računalo. Provjerite razlike u dokumentima koji bi trebali biti istovjetni.

■ Ako ste korisnik EkoTotala pregledajte sve eko dokumente koje je sustav kreirao (zakonski izvještaji idr.) ili koji su učitani u sustav (ulazni računi idr.). Kao knjigovođa na ovaj način možete odabrane eko dokumente „poslati“ svojem menađeru ili vlasniku (npr. obračuni plaća, obrazac PDV itd.). Učitajte dodatne dokumente potrebne za arhivu kao pravilnike firme, razne akte itd.

Pomagala

Postavite na ekran veliki sat ili uključite štopericu. Pogledajte kalendar sa obilježenim praznicima u RH. Uključite kalkulator sa „trakom“ koja pamti sve prethodno unesene operacije. Pregledajte i pretražite imenik unesenih kontakata. Zabilježite sami sebi bilješku u internu bilježnicu ili unesite popis planiranih obaveza u planer. Pogledajte sažeti profil firme ili bacite oko na aktualni tečaj. ■ Prelistajte zadanu vrstu eko dokumenata.